zarządzanie czasem

Kilka dni temu Paweł skrobnął wpis o uzależnianiu się od pisania bloga, oraz eliminowaniu zbędnych zachowań, które zabierają czas. Chciałbym sprecyzować to zarządzanie czasem, gdyż ilu zarządzających, tyle sposobów na kilka wolnych chwil, lub minut na kolejne zajęcia. Sam od jakiegoś czasu cierpię na chroniczny brak czasu. Najgorsze w tym jest jednak to, że zdając sobie sprawę, iż 20% mojego czasu działania zawiera 80% wyników, marnuję pozostałe 80% czasu na niezadowalające 20% wyników. Z matematycznego punktu widzenia wolałbym, żeby pierwsza część pozostała bez zmian, zaś w drugiej osiągnąć równowagę 80% czasu do 80% wyników – dzięki temu miałbym upragnione 160% zdolności przerobowych:). Tak, tak – wiem, że z matematyki najlepszy to nie jestem, ale problem pozostaje – znalazłem jednak kilka sposobów na zwiększenie możliwości wytwórczych.

Przeczytałem dzisiaj w mądrej książce o dzieleniu zadań na cztery części. Pilne i ważne (1), niepilne i ważne (2), pilne i nieważne (3), niepilne i nieważne (4). Pierwsza część sprowadza się do załatwiania spraw naglących, kryzysowych lub takich, które opatrzone są konkretną datą realizacji. Druga polega na zapobieganiu narastania zaległości, budowania systematyczności i wyszukiwania sposobów na usprawnianie działania. Trzecia to wybrane kontakty, przygotowywanie sprawozdań, poruszająca tematykę, której nie da się w nieskończoność przekładać. Ostatnia, czwarta część mówi o codziennej (często zbędnej) bieganinie, zajmowanie się pożeraczami czasu, czy też zbędnymi przyjemnościami.
Idealne jest utrzymywanie równowagi pomiędzy tymi częściami, wtedy odpowiednie zachowania mobilizują nas do kolejnego działania, zaś pilnowanie zaległych, bieżących i zaplanowanych spraw uchroni przed nieprzyjemnościami, które w każdym etapie pracy mogą nas spotkać.

Do moich pochłaniaczy czasu zaliczam:
telewizja – obiecałem sobie maksymalnie 30 minutowe dawkowanie dzienne wybranych programów – oczywiście ciężko mi to zachować, bo jak zmieścić się z oglądaniem ciekawego filmu w trzydziestu minutach; ale co mi daje oglądanie tego filmu? relaks, odskocznię od problemów? w finale jestem po 2 godzinach niemiłosiernie zmęczony niezliczoną ilością reklam, a mój mózg paruje od papki, jaka w kinie telewizyjnym jest serwowana; dopisuję do postanowień wizytę co najmniej raz w miesiącu w kinie albo teatrze;
środki komunikacji – codziennie pokonuję do i z pracy dość długi odcinek (w większości tramwajem); często wybieram dłuższą linię bez przesiadki, niż krótszą z przesiadką; mogę poczytać książkę, popatrzeć głupkowato przez okno, posłuchać muzyki; niestety wyeliminować się tego nie da, zaś czas spędzony można lepiej spożytkować; skupić się na ciekawej lekturze, dobrej, relaksującej muzyce – naprawdę sporo zaległości z literatury (nawet tej związanej z pracą) można nadrobić, zamiast jechać samochodem i denerwować się w korkach (mnie ten problem nie dotyczy, gdyż nie mam prawa jazdy);
witryny informacyjne – w ilości niezliczonej; okazuje się, że i tak większość wiadomości się powtarza, nic godnego zainteresowania tam nie ma, a głównymi tematami różniącymi są hity w stylu pudelka, czy też innego plotka; zdecydowanie sensowniej jest subskrybować jeden kanał RSS w swoim czytniku i skupić się na czytaniu informacji tam zawartych – gwarantuję, że i tutaj będziemy często używać przycisku – odznacz jako przeczytane;
czytnik RSS – trochę kłóci się z tym co wyżej napisałem, ale czy naprawdę potrzebuję subskrybować 50 kanałów, których od 3 miesięcy nie przeglądałem? To tak, jak ze zbieraniem starych przedmiotów z wytłumaczeniem, że może się kiedyś przyda; przez miesiące zalegają w szafach, po czym przy piątych porządkach i przekładaniu z kąta w kąt dochodzimy do wniosku, że jednak nam to nie potrzebne;
komunikatory i smsy – istna plaga dzisiejszych czasów – znalazłem sposób na zminimalizowanie, wyłączyłem dźwięki i powiadamianie wyskakującym okienkiem; nauczyłem się sprawdzać co kilka, kilkanaście minut czy coś/ktoś tam nie „miga” i jakoś funkcjonuję, a jak chcę coś pilnie załatwić lub z kimś się dogadać, to wybieram skype albo telefon – bardzo dużo czasu dzięki temu zaoszczędzam;
siedzenie po nocach – po północy wcale nie jest najlepszym sposobem na nadgonienie z zaległościami; mówię trochę na przekór sobie, gdyż sam jestem nocnym markiem, ale zdecydowanie lepiej się myśli wcześnie rano, z kubkiem gorącej kawy, niż po kilkunastu godzinach aktywności umysłowej – w nocy, przysypiając co chwila.

Do rzeczy, które mi pomagają rządzić czasem zaliczam:
kalendarz/organizer książkowy – może to trochę zbyt tradycyjne, ale jeszcze nie wszędzie mam dostęp do google calendar; poza tym lubię czasem pomazać, wpisać jakąś złotą myśl, lub cieszyć się po prostu pustą zakładką soboty albo niedzieli;
google calendar – uzupełniacz kalendarza kartkowego – wielkim plusem tego narzędzia jest przypominanie o wydarzeniach poprzez sms – wszelkie spotkania, rzeczy do wykonania na termin wpisuję online tutaj;
zakładki/tagi (kolorowe) w programie pocztowym – zarządzanie (nawet ręczne) mailami poprzez zakładanie na nie tagów i zakolorowanie przynosi wręcz rewelacyjne skutki – oczywiście należy pamiętać o tym, żeby taki tag sprawdzać, ale już żaden mail nie ucieka niezauważony;
porządek (względny) na biurku – często ignorowana przypadłość większości osób pracujących przy komputerze – przeprowadziłem testy i względny ład przynosi więcej korzyści niż strat; kilka chwil na wywalenie starych gazet, papierów, notatek i życie staje się łatwiejsze;
żółte karteczki (post-it) – lepiej, jak są w kilku kolorach, wtedy można ustalać priorytety działania zapisując na nich różne pilne (takie, które można skończyć w ciągu jednego dnia) zadania.

Oczywiście jest to lista dość mocno subiektywna. Każdy ma mniej, lub gorzej działające sposoby na radzenie sobie z natłokiem pracy. Jednak codziennie rano wstając zastanawiam się co mógłbym zyskiwać odkładając kupkę zaległej pracy na później (jak to czynią nagminnie prawie wszystkie panie w większości urzędów – bo przecież musi być sterta pilnych spraw do załatwienia)? Czy udawana lista zaległości czy też ogrom pracy poprawi mi samopoczucie, albo wizerunek przed szefem/dyrektorem? Raczej nie. W większości nowoczesnych przedsiębiorstw liczy się własna zaradność i efektywność. Mam nadzieję, że kiedyś oczekiwanie w urzędach też skróci się z trzech tygodni do kilku godzin, dni. Może jakaś szanowna Pani przeczyta mój wpis na blogu:)

podziel się ze znajomymi

6 comments for “zarządzanie czasem

  1. poniedziałek, 5 Maj, 2008 at 22:57

    Może czas zmienić przyzwyczajenia, dodać inne ważne, usunąć mniej ważne.. A te najmniej ważne wykonywać w sobotę lub niedzielę…

  2. poniedziałek, 5 Maj, 2008 at 22:57

    ciekawy artykul panie P. Pewnie na wet bym z niego skorzystała, gdyby nie to, że ja wciąż szukam zapychaczów czasu ze względu na siedzenie w domu i nudę.
    podział na 4 kategorie spraw do załatwienia jest nieco niejasny gdy umieści się nagłóki bez definicji, ale już nawet podział priorytety daje większe możliwości.
    no a matematyka! brawo, nobel dla teo pana. tez tak chce.
    i w koncu, czy ktos moze mi zasugerowac jakis zapychacz czasu w necie?

  3. wtorek, 6 Maj, 2008 at 0:39

    @roqaya – masz bloga, więc jakiś tam zapychacz czasu masz – poza tym możesz maili, komentarzy wiele pisać, jest jeszcze gg:)

    jeden z następnych wpisów będzie o zapychaczach – obiecuję:)

  4. wtorek, 6 Maj, 2008 at 11:43

    zapychacze mile widziane. przydadza sie na kolejne 5 miesiecy, potem bede stosowala sie do artykulu, kiedy pieluchy pojda w ruch.

  5. piątek, 9 Maj, 2008 at 14:39

    Weź mi nawet nie mów. Umarłam w zeszły piątek :)

  6. czwartek, 15 Maj, 2008 at 14:04

    Jeden z pożeraczy czasu który opisujesz łatwo wyeliminować – mam na myśli telewizję. Ja już od kilku miesięcy po prostu jej nie oglądam!
    Tak jest najlepiej. Nad resztą się popracuje sukcesywnie.
    Zgadzam się też w 100% z tym, że serwisy informacyjne zawierają podobne informacje i co gorsza nie są one nic warte. Co nam przyjdzie z tego, że dowiemy się jak Tusk bawi się za nasze 1,5mln?
    Pozdrawiam,

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *