opóźnienia w audytach

W marcu 2009 przeprowadziłem mały sondaż w serwisie GoldenLine na temat opóźnień w audytach ISO. Moim celem było zweryfikowanie założeń, które już od jakiegoś czasu chodziły mi po głowie. Mimo niewielkiej grupy biorącej udział w badaniu (16 osób ze środowiska audytorów) efekt był dokładnie taki, jak przypuszczałem.

Pytanie było następujące:

Jeśli są, to skąd opóźnienia:
– źle zaplanowane terminy,
– nawał obowiązków,
– ignorowanie przez ludzi kwestii audytów,
– duże niezgodności,
– inne.

przyczyny_opoznien_audyty

Wykres wyraźnie pokazuje, że bieżące zadania i obowiązki są główną przyczyną opóźnień w audytach. Istotnym elementem jest tutaj nie tylko brak czasu audytorów, ale również osób audytowanych. Pół biedy, gdy organizacja jest duża i dysponujemy możliwością zmiany miejsca audytu. Gorzej w mniejszych organizacjach lub wyspecjalizowanych komórkach, gdzie nie ma możliwości dokonania zmian i modyfikacji, a cały audyt opiera się na wybranych i bardzo skonkretyzowanych osobach.
Źle zaplanowany program audytów czasem też jest dużym problemem, jednak wg mnie łatwo go rozwiązać przeprowadzając dokładny audyt (i sugerując zmiany, modyfikacje) u Pełnomocnika ds Jakości.
Ignorowanie przez współpracowników kwestii audytów to zwykle problem wewnętrzny instytucji, w której powinien być rozwiązany odpowiednim rozporządzeniem wprowadzonym przez Zarząd – wydaje mi się, że nikt nie będzie kwestionował ustaleń wprowadzanych przez osoby postawione najwyżej w hierarchii firmy. Jeśli ta procedura została spełniona, to pozostaje rozmowa z kierownictwem danego działu.

Kolejnym pytaniem było:

Czy i jak duże opóźnienia w zaplanowanych audytach masz w swojej firmie?
– nie mam,
– poniżej 1 msc,
– między 1-3 msc,
– między 3-6 msc,
– powyżej 6msc.

opoznienia_audyty

Wg mnie nie ma tragedii. Oczywiście sondaż nie jest w pełni miarodajny, ale oddaje istotę problemu – opóźnień dużych nie ma. Żadna organizacja, która wprowadziła i chce utrzymać certyfikat jakości ISO nie może pozwolić sobie na opóźnienia przekraczające trzy miesiące. Jest to okres, który może być tolerowany, ale wskazane jest zmniejszenie go do jednego miesiąca – oczywiście zależne jest to od skali opóźnień. Z doświadczenia wiem, że zwykle jest to kwestia personalna, a nie zagrożenie dla całej organizacji.

Obecna sytuacja na rynku (brak stabilizacji) sprawia, że praca ludzka rozkłada się nierównomiernie w czasie, stąd opóźnienia powstają i będą powstawać. Sama kwestia opóźnień to zaangażowanie pracowników, menadżerów i Pełnomocnika ds Jakości oraz kultura pracy w organizacji.

podziel się ze znajomymi

1 comment for “opóźnienia w audytach

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *