audyty – podsumowanie 2008

Koniec roku sprzyja wszelkim podsumowaniom (mnie osobiście w większości wkurzają – szczególnie, gdy dotyczą tematów, gdzie gust i upodobania wchodzą w grę). Mija właśnie rok mojej pracy jako audytora wewnętrznego ISO; kilkanaście przeprowadzonych audytów i cała masa nowych doświadczeń. Jeszcze bardziej przekonałem się, że praca z ludźmi i dużą ilością dokumentacji jest dla mnie bardzo ciekawym wyzwaniem, które z pewnością rozszerza horyzonty. Jednocześnie pracując w dziale handlowym miałem okazję zapoznać się ze strukturami zarządzania na najwyższych szczeblach, księgowością na rynkach międzynarodowych, pracą logistyki począwszy od działu zamówień, a skończywszy na dziale przyjęć i wydań magazynowych. Dodatkowym bonusem były audyty związane z samym etapem zarządzania i kontrolą jakości. W kilku punktach chcę rozwinąć powyższe doświadczenia:

1) Złudna znajomość otaczających procesów. Jeśli kiedykolwiek wydawało mi się, że choćby pobieżnie znam procesy zachodzące w przedsiębiorstwie, to audyt zweryfikował to „wydawanie się”. W każdej komórce korporacji procesy są tak rozbudowane, że niejeden PełnomocnikDSJ miałby problem z zapamiętaniem szczegółów. Teraz znam swoją firmę o niebo lepiej i myślę, że w wielu przypadkach umożliwia mi to lepsze wykonywanie obowiązków.\

2) Raport z audytu zawsze można poprawić. W przypadku pisania raportów z początku miałem problem pomiędzy zagłębianiem się w szczegóły i nieistotne problemy, a faktyczne potrzeby weryfikacji/poprawy/modyfikacji procesu. Przeglądanie raportów kolegów i koleżanek oraz własnych sprzed kilku miesięcy nasuwa wnioski – jeśli można coś zrobić dobrze, to znaczy, że i można lepiej. Dlatego będąc audytorem przydaje się (obok analitycznego) również myślenie abstrakcyjne. Pomysłowość ludzka nie zna granic – będąc weryfikatorem procesu dobrze jest przewidywać tą pomysłowość.

3) Audytor to pomocnik, a nie kontroler. Bardzo ważne jest dać odczuć współpracownikom, że jestem tutaj, żeby im pomóc, a nie przeszkadzać, czy też kontrolować. Większość audytów jest anonimowa i nie powinna wywoływać u właścicieli procesów (w praktyce kadry kierowniczej i menadżerskiej) chęci wyciągania konsekwencji. To co działa nieprawidłowo należy zweryfikować i poprawić, niekoniecznie poprzez wymianę personelu. Szkolenia, określenie jasnych zasad pracy i zakresu obowiązków jest połową sukcesu w zarządzaniu ludźmi.

4) Audytor powinien mieć swoje zdanie, ale i być otwarty na zdanie innych. Nie bez przyczyny spotkania zamykające to dobry czas na dyskusję. Traktowanie takiego spotkania strictesumująco jest ograniczaniem się audytora do najniższej linii oporu. Żywa i owocna dyskusja często przynosi bardzo wymierne korzyści przy udoskonalaniuaudytowanego procesu.

5) Odpowiedzialność audytora i właściciela procesu. Weryfikując normy jakości starałem się za każdym razem być obiektywny i bezstronny. Mimo własnego zdania pozwalałem sobie na uważne wysłuchanie i częste przekonanie się do racji stronyaudytowanej . W przypadku rozbieżności szukałem przyczyn, a nie odpowiedzialnych. Weryfikowałem niezgodności na większej grupie respondentów. Zdarzały się przypadki rozbieżności w odpowiedzialności za procesy – tutaj wymagano ode mnie silnego zdania na ten temat. Niedopuszczalne jest pozostawienie procesu bez właściciela – zwykle prowadzi to do jednego – braku jakości (pomijam już niezgodność). Nie ma kto kontrolować, nadzorować, więc system szybko degraduje się wraz z zapędami do uproszczania przez ludzi.

6) Znajomość norm to tylko początek. Oprócz oklepania norm ISO i ich wymagań trzeba umieć zastosować je w praktyce. Odnaleźć zależność dokumentacji, pracy firmy i norm pomiędzy sobą – spójnie. Przy mnogości norm oraz ich wersji jest to ciężka, wyczerpująca, ale i pasjonująca praca.

7) Wdrożenie to praca twórcza. Wdrażanie norm ISO w przedsiębiorstwie jest bardzo ciekawym, ale i odpowiedzialnym zajęciem. Osoby w to zaangażowane mają na swoich barkach zwykle bardzo dużą odpowiedzialność – przyszłość przedsiębiorstwa. Procesy, wymagania i cele muszą być tak skonstruowane, żeby jasno określały sposób działania, ale i nie ograniczały nieprzewidzianych zachować, działań i wyjątków. W końcu normy są dla ludzi, a nie na odwrót.

Wnioski? Audyt w dzisiejszym świecie to podstawa wydajnej i dającej możliwość rozwoju pracy przedsiębiorstwa. Zajęcie audytora to systematyczne poznawanie, nauka i analizowanie zmian, interpretacji oraz rynku szeroko pojętego. Specjalizacja w branżach medycznej, IT, budowlanej, finansowej jest wskazana, ale zamyka kierunki rozwoju i poznawania. Przy wykonywaniu obowiązków weryfikatora normy wskazane jest posiadanie rozległych zainteresowań, pasja do „nudnych” raportów, oraz drobiazgowość i pewność siebie. Przy zachowaniu wszystkich tych cech wiem, że moja kariera w tym kierunku będzie postępować:)

podziel się ze znajomymi

1 comment for “audyty – podsumowanie 2008

  1. abder
    sobota, 20 Grudzień, 2008 at 1:00

    Bardzo ciekawy blog ! Gratulacje !

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *